Jak napsat motivační dopis, který personalista dočte: struktura po odstavcích, tři vzory (pro zkušené, absolventy a změnu oboru), oslovení, závěr a chyby, kterých se vyvarovat.
Motivační dopis je krátký text, který posíláte spolu se životopisem a ve kterém vysvětlujete, proč chcete právě tuto práci a proč se na ni hodíte. Životopis říká, co jste dělali. Dopis má říct, co z toho bude mít firma, která vás přijme. Na této stránce najdete strukturu dopisu odstavec po odstavci, tři vzory pro různé situace a seznam chyb, kvůli kterým personalisté dopisy odkládají po první větě.
Motivační, nebo průvodní dopis?
V běžné řeči se to zaměňuje a pro většinu pracovních nabídek je to totéž: dopis k životopisu na jednu stranu. Pokud se rozlišuje, pak průvodní dopis bývá kratší a jen představuje přiložený životopis, zatímco motivační dopis víc vysvětluje vaše důvody. Motivační dopis se obvykle vyžaduje u stáží, studijních programů, Erasmu+ nebo u pozic, kam se hlásí lidé z jiných oborů.
Struktura motivačního dopisu
Celý dopis by se měl vejít na jednu stranu A4, ideálně v rozsahu 250 až 350 slov. Tohle pořadí funguje téměř vždy:
- Hlavička. Vaše jméno, telefon a e-mail. Pokud posíláte dopis jako přílohu, přidejte datum a název firmy. Pokud ho píšete přímo do těla e-mailu, hlavička odpadá.
- Oslovení. Jménem, pokud ho znáte: „Vážená paní Horáková,“. Pokud ne, „Dobrý den,“ je v pořádku. „Vážení“ bez dalšího působí strojeně.
- Úvod (2–3 věty). O jakou pozici se ucházíte a jedna konkrétní věc, která vás k firmě přivedla. Ne „s velkým zájmem jsem si přečetl váš inzerát“, to platí pro každý dopis na světě.
- Proč se hodíte (1–2 odstavce). Vyberte dva nebo tři požadavky z inzerátu a ke každému dejte jeden důkaz z vaší praxe, ideálně s číslem.
- Proč právě tato firma (2–3 věty). Co o ní víte a proč to pro vás znamená víc než jiná nabídka. Tahle část odlišuje dopis psaný na míru od hromadného.
- Závěr. Nabídněte schůzku a poděkujte. Bez prosíkování.
- Rozloučení a jméno. „S pozdravem“ a vaše celé jméno.
Vzor motivačního dopisu pro zkušeného uchazeče
Údaje jsou smyšlené. Všimněte si, že každé tvrzení se dá ověřit.
Dobrý den, paní Horáková,
ucházím se o pozici vedoucí zákaznické podpory, kterou jste zveřejnili na Jobs.cz. Vaši aplikaci používáme v rodině dva roky, a když jsem si všimla, že odpovědi podpory dnes chodí do druhého dne, napadlo mě, co bych na tom ráda změnila.
Posledních šest let pracuji v zákaznickém centru e-shopu s elektronikou, poslední tři roky jako vedoucí týmu osmi lidí. Zavedla jsem sdílenou databázi odpovědí a rozdělení služeb podle špiček v provozu, díky čemuž se průměrná doba první odpovědi zkrátila ze 14 hodin na 3. Spokojenost zákazníků v dotazníku po vyřešení požadavku vzrostla za stejné období ze 78 na 91 %.
Ve vašem inzerátu zdůrazňujete práci s daty a zaučování nových lidí. Obojí dělám každý týden: reporty z Freshdesku si připravuji sama a nováčky zaučuji podle plánu, který jsem pro tým sepsala.
Ráda bych vám na krátké schůzce ukázala, jak by se podobný postup dal použít u vás. Jsem k zastižení na čísle 777 123 456.
S pozdravem
Jana Svobodová
Vzor motivačního dopisu pro absolventa bez praxe
Bez praxe stavíte na škole, brigádách, projektech a dobrovolnictví. Princip zůstává stejný: tvrzení a důkaz.
Dobrý den,
hlásím se na pozici juniorské marketingové specialistky. V červnu jsem dokončila bakalářské studium marketingové komunikace na Univerzitě Tomáše Bati ve Zlíně a vaše kampaň pro regionální pivovar byla jednou z případových studií, které jsme rozebírali v semináři.
Během studia jsem rok spravovala sociální sítě studentského spolku. Počet sledujících na Instagramu jsem za tu dobu zvýšila z 800 na 2 600 a připravila jsem kampaň k zápisu do spolku, po které se přihlásilo o třetinu víc prváků než rok předtím. Na brigádě v kavárně jsem se naučila, jak rychle se dá ztratit zákazník, kterému nikdo neodpoví.
Ve vašem inzerátu stojí, že nováček dostane mentora a prostor zkoušet nové postupy. Přesně takové prostředí hledám, protože se chci učit od lidí, jejichž práci znám.
Ukázky kampaní a příspěvků vám ráda pošlu nebo ukážu na pohovoru.
S pozdravem
Tereza Malá
Jak sestavit životopis, který k takovému dopisu patří, ukazuje vzor životopisu bez praxe a vzor životopisu pro studenty.
Vzor odstavce při změně oboru
Při změně oboru musí dopis postavit most mezi tím, co jste dělali, a tím, co chcete dělat. Nečekejte, že si ho personalista domyslí.
Osm let jsem učila matematiku na základní škole. Většinu té práce tvořilo vysvětlování složitých věcí lidem, kteří o ně zrovna nestojí, příprava materiálů a vyhodnocování výsledků. Poslední dva roky jsem ve škole spravovala elektronickou žákovskou knížku a učila kolegy, jak s ní pracovat. Na pozici školitelky softwaru u vás bych využila obojí: umím učit a umím to dělat v systému, který lidé teprve poznávají.
Víc o životopisu pro tuto situaci najdete ve vzoru životopisu při změně oboru.
Chyby, kvůli kterým se dopis nedočte
- Opakování životopisu. Dopis, který jen převypráví životopis větami, nepřidává nic nového. Vyberte dvě tři věci a rozveďte je.
- Prázdné vlastnosti. „Jsem pracovitý, spolehlivý a týmový hráč.“ Takovou větu napíše každý, takže neříká nic. Nahraďte ji příkladem, ze kterého ta vlastnost vyplyne.
- Dopis o vás, ne o firmě. „Tato pozice mi pomůže v rozvoji“ je pravda, ale firmu zajímá hlavně to, co uděláte vy pro ni.
- Špatné jméno firmy. Při kopírování dopisu se snadno stane, že v něm zůstane jméno předchozího zaměstnavatele. Je to nejrychlejší cesta do koše.
- Délka. Více než jedna strana se nečte. Pokud nevíte, co škrtnout, škrtněte úvodní větu a obecné vlastnosti.
Časté otázky
Mám dopis poslat jako přílohu, nebo do těla e-mailu?
Pokud inzerát neříká jinak, napište krátký text do těla e-mailu a dopis i životopis přiložte jako PDF. Do online formuláře vložte text dopisu přímo do pole, které k tomu slouží.
Jak dopis zakončit?
Jednou větou, ve které nabízíte schůzku, a poděkováním: „Rád vám své zkušenosti představím osobně. Děkuji za váš čas.“ Pak „S pozdravem“ a jméno.
Musím psát motivační dopis, když ho inzerát nežádá?
Nemusíte, ale u pozic, kam se hlásí hodně lidí, vám krátký dopis psaný na míru může zajistit místo na pohovoru. U změny oboru ho doporučujeme vždy.
Může mi motivační dopis napsat umělá inteligence?
Může připravit první verzi, ale konkrétní příklady a čísla musí být vaše. Personalisté obecné dopisy od AI poznají rychle, protože všechny zní stejně. Náš generátor motivačního dopisu proto staví na vašem životopisu a textu inzerátu a nic si nevymýšlí.
Než dopis odešlete, zkontrolujte, že k němu sedí i životopis. Návod najdete v článku Strukturovaný životopis: vzor a jak ho napsat a v průvodci jak napsat životopis.
